Pengertian Surat, Syarat – Syarat, Jenis dan Fungsi Surat

Subtitle goes here

By:

April 06, 2020

Shares

0.0 of 0 Users
Pengertian Surat
Loading...

Pengertian Surat adalah suatu sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dalam bentuk tulisan oleh satu pihak kepada pihak lainnya, baik perorangan maupun organisasi dalam media kertas. Seiring perkembangan jaman dan teknologi, kini surat-menyurat dilakukan melalui media elektronik, seperti e-mail.

Syarat – Syarat Surat yang Baik

Surat yang baik haruslah memenuhi syarat-syarat penyusunan sebagai berikut.

1. Surat disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar.

Loading...
  • Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk) yang tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan.
  • Pengertian yang betul, jelas, bersih, dan rapi.
  • Pemakaian kertas yang sesuai dengan,
  • Ukuran : Kuarto berukuran 21 x 29 cm.
  • Jenis : HVS untuk lembar asli (sebaiknya kertas Onion) dan kertas tembus (doorslag) untuk tembusan.
  • Warna : Putih HVS untuk lembar asli, kuning kertas tembus untuk perbal, biru muda kertas tembus untuk tembusan intern, dan merah muda HVS untuk surat rahasia.

2. Isi surat dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit.

Isi surat yang ringkas, jelas, dan mengandung makna eksplisit akan menguntungkan kedua pihak, yaiut penerima dapat memahami isinya dengan tepat dan tidak ragu-ragu, dan pengirim memperoleh jawaban secara cepat apa yang dikehendakinya.

3. Pengunaan bahasa yang benar dan baku

Bahasa yang benar/baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimatnya akan memudahkan komunikasi atau penyampaian pesan. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Untuk itu, bahasa surat haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan, dan menarik. Sedapat mungkin dihindari pemakaian kata-kata asing yang sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia. Juga harus dihindari gaya yang keasing-asingan atau kedaerah-daerahan.

Jenis – Jenis Surat

Jenis - Jenis Surat

Jenis – Jenis Surat

Surat terbagi menjadi beberapa jenis, antara lain sebagai berikut.

1. Jenis Surat Berdasarkan Tujuannya

  • Surat Pemberitahuan
    Surat pemberitahuan ini berisi pemberitahuan kepada banyak pihak yang merupakan bagian dari suatu instansi.
  • Surat Perintah
    Surat Perintah merupakan surat yang diberikan kepada pihak tertentu untuk melakukan sesuatu yang tertera dalam surat tersebut.
  • Surat Permintaan
    Surat permintaan, surat yang isinya meminta informasi lebih detail mengenai barang atau jasa yang ditawarkan.
  • Surat Peringatan
    Surat peringatan merupakan surat yang bertujuan untuk mengingatkan kesalahan seseorang di suatu instansi.
  • Surat Panggilan
    Surat panggilan merupakan surat yang bertujuan untuk memanggil pihak lain baik secara personal maupun organisasi.
  • Surat Susulan
    Surat Susulan merupakan surat sebagai penegasan dari surat yang pernah dikirim sebelumnya.
  • Surat Keputusan
    Surat keputusan merupakan surat yang berisi keputusan yang diambil oleh suatu organisasi atas dasar pertimbangan.
  • Surat Laporan
    Surat laporan merupakan surat yang berisi laporan kerja kepada orang lain.
  • Surat Penawaran
    Surat penawaran umumnya surat ini berhubungan dengan jual-beli barang atau jasa yang isinya mengenai penawaran spesifikasi dan harga.

2. Jenis Surat Berdasarkan Wujudnya

  • Kartu Pos
    Kartu pos merupakan surat yang isinya ditulis pada secarik kertas dan dikirim melalui pos. Biasanya berukuran 10×15 cm.
  • Warkat Pos
    Warkat Pos merupakan surat tertutup yang dibuat dari sehelai kertas cetakan dan dapat dilipat seperti amplop.
  • Surat Bersampul
    Surat Bersampul merupakan surat yang dibuat dalam beberapa helaian kertas terpisah dimana untuk mengirimnya harus menggunakan amplop.
  • Memorandum dan Nota
    Memorandum dan nota merupakan surat yang digunakan untuk keperluan internal suatu organisasi yang bertujuan untuk memberi/ meminta informasi antar pejabat kantor.
  • Telegram
    Telegram merupakan pesan singkat yang dikirim dari jarak jauh dalam waktu cepat dengan bantuan pesawat telegram.

3. Jenis Surat Menurut Sifat Isi dan Asalnya

  • Surat Dinas
    Surat Dinas merupakan surat yang digunakan untuk kepentingan tugas dinas oleh instansi-instansi tertentu, baik instansi sipil maupun militer.
  • Surat Niaga/ Bisnis
    Surat Niaga/  Bisnis merupakan surat yang dipakai untuk keperluan bisnis oleh lembaga-lembaga usaha.
  • Surat Pribadi
    Surat Pribadi merupakan surat yang sifatnya pribadi yang dikirimkan kepada orang lain atau petugas lembaga.

4. Jenis Surat Menurut Jumlah Penerima

  • Surat Biasa
    Surat biasa merupakan surat yang umumnya ditujukan kepada satu orang atau petugas sebuah lembaga.
  • Surat Edaran
    Surat edaran merupakan surat yang ditujukan kepada banyak orang atau banyak lembaga, bahkan kepada seluruh masyarakat.
  • Surat Pengumuman
    Surat Pengumuman merupakan surat yang pada umumnya ditujukan kepada sekelompok orang atau lembaga.

5. Jenis Surat Menurut Kerahasiaannya

  • Surat Biasa
    Surat biasa meruapakan surat yang isinya tidak terdapat hal-hal yang perlu dirahasiakan.
  • Surat Rahasia
    Sebagaimana namanya, surat rahasia merupakan surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu yang berkepentingan saja.
  • Surat Sangat Rahasia
    Surat sangat rahasia merupakan surat yang kerahasiaan isinya dijaga sangat ketat agar tidak diketahui oleh orang lain.

6. Jenis Surat Berdasarkan Jangkauannya

  • Surat Internal
    Surat internal merupakan surat yang asalnya dari dalam suatu kantor/ perusahaan dan ditujukan ke divisi lain di perusahaan yang sama.
  • Surat Eksternal
    Surat Eksternal  merupakan surat yang asalnya dari luar kantor/ perusahaan yang masuk melalui pengiriman pos surat.

Fungsi Surat

Berikut merupakan beberapa fungsi surat, antara lain:

  1. Sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan pemberitahuan, permohonan/ permintaan, perintah, pernyataan, laporan, dan lain-lain.
  2. Sebagai alat bukti tertulis yang memiliki kekuatan hukum
  3. Sebagai alat untuk membantu mengingat suatu kegiatan
  4. Sebagai catatan atau dokumentasi historis untuk keperluan kegiatan lain
  5. Sebagai alat untuk mewakili pribadi atau lembaga pembuat surat yang menyampaikan pesan, informasi, atau misi, yang ingin disampaikan pada penerima

Demikian ulasan singkat mengenai pengertian surat, syarat, fungsi dan jenis-jenis surat. Semoga bermanfaat.

0 Comment

Leave a Comment